Szabályzatok

Az OSA Archívum állományát mind magyar, mind külföldi állampolgárok a nyílt hozzáférés elve szerint szabadon kutathatják, ugyanakkor egyes gyűjtemények, őrzési egységek korlátozás alá eshetnek. Az OSA hozzáférési szabályzatának az a célja, hogy egyensúlyt teremtsen a kutatók, érdeklődők kutatási igénye és az iratokban található, az adott személyekre vagy intézményekre vonatkozó bizalmas információ tiszteletben tartása között. Elsősorban a közelmúlt történelmére vonatkozó archívumi állományok és könyvtári külön gyűjtemények hozzáférése korlátozott a következő esetekben:

Általános korlátozás: az egynél több iratcsoportot érintő korlátozást, „általános korlátozásnak” nevezzük, ez vonatkozhat bizonyos adatfajtákra vagy az iratanyagok meghatározott csoportjára, amelyek több gyűjteményben is előfordulhatnak. Konkrét korlátozás: ezt a letétbe helyező vagy adományozó szervezet állapítja meg, és egy konkrét gyűjteményre vagy annak megadott részére vonatkozik, esetleg egy adott időszakban keletkezett iratokat fed le. A konkrét korlátozással kapcsolatos információk mindig a gyűjtemény katalógusában, segédletében lelhetők fel attól függően, hogy az iratállomány mekkora hányadát érinti az intézkedés.

Az alábbi lista az OSA Archívum gyűjteményeire vonatkozó általános korlátozások típusait tartalmazza.

1.sz. Általános korlátozás: olyan adatot tartalmazó iratokat érint, amelyek kutathatóvá tétele egyértelműen jogosulatlan beavatkozásnak minősül az érintett személyek magánszférájába vagy alapot szolgáltathat az adott személy megrágalmazására.

1.1 Meghatározás: Olyan levéltári irat, amely élő személlyel kapcsolatos érzékeny adatot vagy rágalmazásra alkalmas információt tartalmaz, és amelynek nyilvánosságra kerülése egyértelműen az érintett személy magánéletébe való jogosulatlan beavatkozást vagy rágalmazását eredményezné, ideértve, de nem kizárólag, az illető fizikai vagy mentális állapotára, orvosi vagy pszichiátriai kezelésére, szexuális orientációjára, származására vonatkozó információt, amennyiben ez az információ korábban nem került már nyilvánosságra.

1.2 Korlátozás: a korlátozás alá eső irat csak az alábbi személyeknek adható ki:
    1. az OSA Archívum munkatársainak kizárólag az adott anyaggal kapcsolatos archívumi, szakmai tevékenysége során;
    2. a megnevezett egyénnek, vagy meghatalmazott képviselőjének, kivéve, ha az iratok bármilyen más általános vagy konkrét korlátozás alá esnek;
    3. az iratokat előállító szervezet vagy jogutódja képviselőjének, ha a működéséhez szüksége az iratokra; vagy
    4. az adományozónak vagy az adományozó által meghatalmazott személynek az adományozási szerződésben meghatározott feltételek szerint.
2. sz. Általános korlátozás: bizalmas üzleti és pénzügyi adatokat tartalmazó iratokra vonatkozik.
2.1 Meghatározás: olyan pénzügyi, üzleti titkot tartalmazó iratanyagok, amelynek bizalmas voltában a megszerzéskor kifejezetten vagy hallgatólagosan megállapodtak.
2.2 Korlátozás: Ilyen információ csak az alábbi esetekben adható ki:
  1. ha az információ statisztikai aggregátumokat vagy összegzéseket jelent és nem fedi fel a forrásadatokat, illetve nem azonosítja be az adatszolgáltató felet, vagy
  2. ha az a fél, akivel a bizalmas viszony létrejött, beleegyezik a nyilvánosságra hozatalba, vagy
  3. az iratokat előállító szervezet vagy jogutódja azon képviselőjének, akiknek munkavégzése során van szüksége az iratokra, vagy
  4. az adományozónak vagy az adományozó által kijelölt személynek, az adományozási szerződésben meghatározott feltételek szerint, vagy
  5. ha az OSA Archívum megítélése szerint eltelt annyi idő, hogy az információ nyilvánosságra hozatala nem okoz jelentős verseny- vagy egyéb hátrányt az anyagban azonosított fél számára.

3. sz. Általános korlátozás: munkaviszonyra, személyzeti ügyekre vonatkozó bizalmas információt tartalmazó iratok.

3.1  Meghatározás: Kinevezésekkel, foglalkoztatással, teljesítményértékeléssel és egyéb személyzeti ügyekkel kapcsolatos információt tartalmazó anyagok.

3.2 Korlátozás: ilyen információ csak az alábbi esetekben adható ki:

    1. ha az információkiadás célja munkaviszony-igazolás, vagy
    2. az információ alapján senki nem azonosítható, vagy
    3. ha az érintett személy vagy jogi képviselője beleegyezik a nyilvánosságra hozatalba, vagy
    4. ha az érintett személy elhunyt, vagy annyi idő telt el, hogy az érintett személy elhunyta valószínűsíthető, vagy
    5. az iratokat előállító szervezet vagy jogutódja azon képviselőjének, akinek a munkavégzése során van szüksége az iratokra
    6. az adományozónak vagy az adományozó által kijelölt személynek az adományozási szerződésben meghatározott feltételek szerint.
4. sz. Általános korlátozás: nyomozással kapcsolatos anyagok.
4.1 Meghatározás: Egyén vagy szervezet ügyében folytatott nyomozással kapcsolatos vagy ilyen eljárás során összegyűjtött adatok.

4.2 Korlátozás: Ilyen adat csak az alábbi esetekben adható ki:

    1. ha az információ kiadása nem akadályozza a folyamatban lévő pert vagy hasonló eljárást, és
    2. ha bizalmas források és információk nem kerülnek publikálásra, és
    3. ha bizalmas nyomozati módszereket nem ír le, és
    4. ha az információ kiadása nem veszélyezteti senki személyes biztonságát, beleérte a rendfenntartó erők személyi állományába tartozókét, vagy
    5. az iratokat előállító szervezet vagy jogutódja azon tisztségviselőinek és dolgozóinak, akinek a munkavégzésük során van szükségük az iratokra
    6. az adományozónak vagy az adományozó által kijelölt személynek, az adományozási szerződésben meghatározott feltételek szerint, vagy
    7. annyi idő telt el, hogy:
      1. senki biztonsága nem kerül veszélybe, és
      2. az adatok megismerhetőségéhez erősebb közérdek fűződik, mint a titkosság fenntartásához.

5. sz. Általános korlátozás: bírósági határozat alapján történő korlátozás.

5.1 Meghatározás: azon iratokban található információ, amelyekhez a hozzáférést a CEU irányító testületére kiterjedő jogkörrel rendelkező bíróság hatályos határozata korlátozza.

5.2 Korlátozás: Ilyen információ csak az alábbi esetekben adható ki:

    1. a bírósági határozat rendelkezéseivel összhangban, vagy ha az hatályát veszti.

6. sz. Általános korlátozás: bizalmas döntés meghozatalára vonatkozó információt tartalmazó anyagok.

6.1 Meghatározás: olyan információt tartalmazóiratok, amelyeket döntés előkészítés során adtak át bizalmas kezelésre, beleértve, de nem kizárólag, az ügyvédi, könyvelői tanácsokat, illetve alkalmazotti viszonyban lévő konzulensek tanácsát.

6.2 Korlátozás: Ilyen információ csak az alábbi esetekben adható ki:

    1. ha a végső döntést nyilvánosságra hozták és a döntéshozatali folyamatban alkalmazott kritériumok természete ismert, vagy
    2. annyi idő telt el, hogy az információ kiadása nem akadályozza a jelenlegi döntéshozatalt, vagy
    3. ha az OSA Archívum megítélése szerint az adatok megismerhetőségéhez erősebb közérdek fűződik, mint a titkosság fenntartásához.

Tájékoztatjuk honlapunk látogatóit, hogy személyes adataikat az alábbiak szerint kezeljük:

Honlapunk felelős adatkezelője a Közép-európai Egyetem (1051 Budapest, Nádor u. 9.), a honlap üzemeltetéséhez adatfeldolgozót nem vesz igénybe.

Az adatkezelő kizárólag a szolgáltatás nyújtásához technikailag elengedhetetlenül szükséges személyes adatokat kezeli, amire a hatályos magyar jogszabályok :* feljogosítják: a felhasználó látogatásának kezdő és befejező időpontja, illetve – a felhasználó számítógépének beállításától függően – a böngésző és az operációs rendszer adatai, valamint a felhasználó IP címe. Nem alkalmazunk a honlap látogatása után is a látogató számítógépén maradó, vagy harmadik fél által elhelyezett cookie-kat, webpoloskákat vagy más, a látogatóink szokásait követő eszközöket, megoldásokat.

Az adatok kezelésének célja kizárólag a szolgáltatás technikai biztosítása. Az adatokból a rendszer statisztikai adatokat generál. Más célra az adatokat nem használjuk fel, azokat másnak nem továbbítjuk, mással nem osztjuk meg. Az adatokhoz kizárólag az adatkezelő munkatársai férnek hozzá.

A honlapunkról elérhető további honlapok adatkezeléséről külön adatvédelmi nyilatkozatok szólnak.

Észrevételével, esetleges panaszával az OSA Archívumhoz fordulhat (1051 Budapest, Arany János u. 32, info@osaarchivum.org); jogorvoslati igényét az adatvédelmi hatóságnál ** vagy polgári bíróságon érvényesítheti. További tájékoztatásért forduljon hozzánk bizalommal, kérdéseinek megválaszolásában készséggel állunk rendelkezésére.

*2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről; 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról

**Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, H-1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C., www.naih.hu, privacy@naih.hu

Mint minden archívumnak, a Nyílt Társadalom Archívumnak (OSA Archívum) van iratkezelési terve az anyaintézmény iratai számára, illetve állomány-gyarapítási politikája arra nézve, hogy milyen történelmileg fontos iratokat akar beszerezni egyéb forrásokból. Az OSA Archívum az Open Society Foundations munkájához kapcsolódva két kulcs-területen gyűjt anyagokat: a közép- és kelet-európai társadalmak megnyílása a demokrácia felé, illetve emberi jogi kérdések és mozgalmak. Az OSA Archívumban fizikai dokumentumokat őrzünk, a papír alapútól az elektronikusig, beleértve, de nem kizárólag, hang- és videoszalagokat, adatbázisokat, állóképeket, építészeti és mérnöki rajzokat.

Iratkezelési terv: Open Society Foundations iratai

Az Open Society Foundations által keletkezetett iratok megőrzését vagy megsemmisítését az Archívum az alapján dönti el, hogy az iratok (1) bizonyítják-e az adott program munkáját és hatását és (2) tartalmaznak-e fontos információt személyekről, helyekről, eseményekről és jelenségekről, valamint:

  • melyek a vonatkozó a jogi előírások
  • mekkora az iratok adminisztratív és pénzügyi jelentősége
  • kulcsfontosságú adatokkal bizonyítják-e valamilyen jelentős program vagy projekt elindítását vagy lezárását
  • mi a szervezet vagy program működésének relatív jelentősége
  • mennyire gazdag információban az irat
  • már megőrzött iratokban megtalálható-e ugyanez az információ
  • melyek az irat megőrzésének a technikai követelményei

Abban, hogy meddig van a keletkeztető irodának szüksége az iratokra, és mikor lehet őket megsemmisíteni vagy az archívumba átszállítani a keletkeztető iroda és az Archívum közösen állapodig meg.

Állomány-gyarapítási politika: a közép- és kelet-európai hidegháborúra és a rendszerváltás utáni átmeneti időszakra vonatkozó dokumentumok

Az Archívum alap-gyűjteménye a Szabad Európa Rádió/Szabadság Rádió Kutató Intézetének, illetve az intézet folytatásaként létrejött Open Media Research Institute-nak az iratai. Az OMRI kutatói és elemzői tevékenységének 1997. március 31-i lezárása tekinthető egyben e gyűjtési kategória végső dátumának is, míg a kezdő dátumokat a különböző országok kommunista kormányának megalakulása adja.

Ebbe a kategóriába az alábbi kritériumok alapján szerzünk be új anyagokat:

  • a potenciális gyarapodás milyen mértékben fogja hasznosan mélyíteni, szélesíteni vagy bővíteni a már az Archívumban lévő információkat
  • milyen mértékben fogja kitölteni az anyagokban lévő hiányosságokat
  • az adott téma vagy dokumentációs forma milyen mértékben volt figyelmen kívül hagyva itt vagy másik archívumban, mennyire jelentős, és mint ilyen, mennyire fontos, hogy az archívumok foglalkozzanak vele
  • az információ mennyiben kapcsolódik a kutatási hagyományokhoz és trendekhez
  • számot tart-e az Archívumot használó egyetemi oktatók, intézményi munkatársak és egyéb használók érdeklődésére
  • őriznek-e más archívumok hasonló anyagokat, ha igen, elkerülendő a gazdaságtalan duplikálás
  • melyek a megfelelő megőrzés és hozzáférés biztosításának technikai feltételei és költségei

Állomány-gyarapítási politika: emberi jogi kérdésekkel és mozgalmakkal kapcsolatos dokumentumok

E területen a legfontosabb a volt Jugoszláviában kitört háborúról a Human Rights Law Institute-tól átvett gyűjtemény, amit leginkább további korabeli, a XX. század utolsó negyedéből származó anyagokkal egészítenénk ki. Külön erőfeszítést teszünk, hogy az emberi jogvédő csoportoknak archívumi tárolást és szolgáltatásokat biztosítsunk. Két potenciális gyarapítási kategória érdemel külön figyelmet: az 1990-es évek balkáni polgárháborúit és azok utóéletét dokumentáló anyagok, illetve a romákra vonatkozó anyagok.

Az értékelés kritériumai ugyanazok, mint a hidegháborús anyagok esetében.

A gyűjtési körbe nem tartozó anyagok

Az Archívum rendes esetben nem fogad el és nem keres:

  • olyan anyagokat, amelyek nem vágnak a fenti két témába
  • olyan anyagokat, amelyek felhasználását nem segíti, ha az Archívumban, Budapesten helyezzük el
  • más tárhelyeken megtalálható anyagok másolatát, kivéve az anyag veszélyeztetettsége esetén, vagy ha a másolat fontos kiegészítője az Archívumban már megtalálható anyagoknak
  • olyan formátumban lévő anyagokat, amelyet az Archívum nem tud megfelelő módon kezelni
  • ha olyan megkötések vonatkoznak az anyagra, amelyek ellent mondanak a nyílt kutatóhely és a harmadik félnek biztosított egyenlő hozzáférés elveinek.